Reuniones necesarias vs reuniones ineficientes

Esta semana he recibido un mail en el trabajo que refleja bastante bien la “reunionitis” de la que somos esclavos en España, sobre todo y por mi experiencia, en Madrid. El artículo en cuestión decía, en tono jocoso, qué no hay que hacer en una reunión para convertirla en necesaria y eficiente. Para que, los que no sois de Madrid entendáis dónde estamos, yo, me he llegado a reunir para decidir “cuándo vernos y tomar decisiones”…patético. Bueno, ahí va el decálogo:

1) No estar preparado: Intentar revisar el material aportado antes de la reunión para no andar echándole una ojeada mientras transcurre la misma

2) Llegar tarde: Explicaciones dobles, pérdida de confianza y prejuicios es lo único que se consigue. Y no digo nada en caso de ser el líder de la reunión.

3) Ser un pesado: Opinar por opinar en casa, no en la reunión. Si no tienes nada interesante que aportar, escucha y a tomar notas

4) Estar callado: Si es la cuarta reunión a la que asistes y sigues sin aportar nada, no pienses mal cuando te dejen de llamar para reuniones importantes o en las que se decidan temas trascendentes.

5) Gestos inadecuados: Cuántas veces nos hemos encontrado con el borde, el gritón, la maleducada, el violento, el irascible, todos ellos comportamientos nada productivos.

6) Mantener conversaciones “al margen”: Es una de las peores cosas que puedes hacer. Es malo incluso tratar con la persona de al lado sobre el tema de la reunión. Distraes la conversación general y el posible debate.

7) Menospreciar a alguien: Una cosa es no estar de acuerdo (para lo que se usan argumentos, datos e incluso apoyo de otros participantes) y otra es menospreciar o ridiculizar la opinión de otro.

Dejar el móvil encendido: Aunque sea para una urgencia, evitar esto. Para mí es la peor. Si realmente tienes que coger esa llamada, ponle el vibrador y sal sin ruido ni aspavientos. El mejor ejemplo es una reunión que mantuve hace dos semanas donde de las 7 personas, a 5 les sonó el móvil…y lo cogieron!!

9) Chicle: Masticar chicle, hacer ruiditos y ya no digo, hacer globos, no es apropiado. Aquí reconozco que yo soy el primer pecador. Siempre llevo chicle. Me relaja.

10) Olvidarse de lo tratado: Por último y más habitual de lo que parece, tenemos la mala costumbre de asociar, fin de la reunión a fin del problema, olvidándonos de lo trabajado y de los siguientes pasos: responsables, tareas, plazos, etc. Tomar notas y mandar un acta común suele ser suficiente.